El hash encadenat que estarà ocult a totes les factures

L'àmbit administratiu més privat d'una empresa és la seva facturació. L'emissió d'una factura és el tancament d'un procés de venda i és l'instrument vehicula l'entrada d'ingressos,  la generació dels quals és l'objectiu principal de l'empresa i la seva raó de ser. Les activitats de facturació requereixen de l'ús de programes informàtics, que ocasionalment poden ser instrument de pràctiques que condueixen a l'elusió fiscal, com els que permeten les supressió de vendes (el denominat "software de doble ús"). Per a fer front a aquestes pràctiques i reduir l'economia submergida, s'han adoptat diverses mesures que suposen la incidència de l'administració en els àmbits més interns de l'administració d'una empresa, això és, la seva facturació.

Els principals afectats per aquestes mesures són els productors i comercialitzadors de programes de programari de facturació, que hauran d'adaptar els seus productes als requisits establerts normativament. Però també resulten afectades totes les empreses, en la mesura en què hauran de verificar que el seu programari reuneix aquests requisits, i adoptar les mesures necessàries de correcció en cas que no compleixin.

En què consisteixen aquestes mesures?

Les mesures consisteixen a regular els requisits que han de tenir els programes informàtics de gestió de les empreses, que han de garantir la transparència i traçabilitat de les operacions de facturació, establint que totes les empreses hauran de disposar de programes informàtics de facturació i comptabilitat que "garanteixin la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres, sense interpolacions, omissions o alteracions de les quals no quedi la deguda anotació en els sistemes mateixos". Es pretén, per tant, la traçabilitat en tot el sistema de facturació. A més, els sistemes informàtics hauran de permetre la llegibilitat de les dades per part de l'administració tributària, perquè existeixi total accessibilitat i transparència.

Per a garantir aquests objectius, s'estableixen les especificacions tècniques que hauran de reunir tots els programes que es comercialitzin, i s'exigeix que el proveïdor d'aquests programes certifiqui que el programa compleix amb els requisits establerts. Entre les especificacions tècniques, es requereix que els programes disposin de dos elements de seguretat per a garantir que no es manipulen les dades. El primer element de seguretat és el hash encadenat, consistent en què cada factura genera una petjada única que inclou dades de les factures anteriorment emeses, de manera que qualsevol modificació en  determinats elements d'una factura afecta també la petjada i, per tant, revela que s'ha produït una alteració. El segon element de seguretat és la signatura electrònica dels documents, que vincula el document amb el seu emissor i, per tant, aporta elements de seguretat i inalterabilitat.

Adeu a les factures en excel o en word

Per tant, l'elecció dels mitjans, programes o suports per a facturació ja no serà una decisió que es mantingui estrictament en l'àmbit de decisió empresarial sinó que, per imperatiu legal, aquesta decisió estarà molt condicionada pels requisits normatius que hauran de complir els programes informàtics. Les empreses que no disposin de sistemes de facturació homologats hauran de fer les adaptacions necessàries: ja no serà possible emetre factures amb un processador de textos o un full de càlcul d'ús comú.

A qui afecta aquesta normativa?

L'abast de la modificació és molt ampli. A part de l'afectació als proveïdors de programes informàtics, aquesta normativa afecta a gairebé totes les empreses, amb independència de la seva xifra de negoci perquè, excepte alguna excepció que ara indicarem, pràcticament totes les empreses estaran obligades al compliment de la normativa. En concret, les úniques excepcions a l'aplicació d'aquesta  normativa són les empreses que estiguin obligades al Subministrament Immediat d'Informació en IVA (SII), alguns casos del règim de l'agricultura,  ramaderia i pesca, o algunes operacions que no tenen obligació d'emetre factura.

És de suposar que aquesta situació no suposarà un problema greu per a les empreses grans o mitjanes, que o bé disposin de recursos per a realitzar les adaptacions corresponents, o bé comptin amb bons proveïdors de programes informàtics que ja han realitzat les previsions d'adaptació corresponents. No obstant això, la major afectació es produirà en les empreses menys professionalitzades, que són les que habitualment tenen més dificultats per a sobreviure en un entorn econòmic i normatiu cada vegada més complicat. 

Quan entra en vigor aquesta normativa?

La normativa ja està en vigor des de la data de la seva publicació en el BOE. No obstant això, a causa de la profunditat de les reformes que han d'implantar-se per part dels proveïdors informàtics i del baix nivell de digitalització de les empreses, s'ha posposat la seva exigibilitat i s'ha establert com a data límit per a tenir adaptats els seus sistemes informàtics el dia 1 de juliol de 2025.

Quines opcions tenen les empreses que encara no disposin de programes informàtics adaptats?

Les empreses hauran de dirigir-se als seus proveïdors de programari per a exigir la certificació d'adequació dels programes. En cas que el proveïdor no emeti aquest certificat, o que no disposin de programa específic de facturació, hauran de realitzar les inversions necessàries per a la seva implantació. 

Però què passa si el cost d'aquest programa és molt elevat? En tal cas, existeixen dues solucions. La primera és dimensionar adequadament els costos del programa, mitjançant fórmules col·laboratives fruit de les sinergies entre empreses de programari i despatxos professionals, que permetran a les microempreses accedir a programes de primer nivell a costos més competitius.

La segona és la plataforma Veri*factu, una eina que l'Administració posarà a la disposició de les empreses i que substituirà el programa de facturació intern mitjançant l'enviament de les factures en temps real a la seu electrònica de l'Agència Tributària. Aquest sistema consistirà en la generació d'un fitxer informàtic per cada venda o servei prestat, que es remetrà automàticament a l'Administració Tributària. En el mateix moment, s'imprimirà una factura normal o simplificada, que disposarà d'un codi QR i d'un codi alfanumèric -sempre que no sigui facturació electrònica-, i que estarà a disposició tant de l'Administració Tributària com del comprador.

Què passa si les empreses no s'adapten a aquest canvi normatiu?

Juntament amb les obligacions indicades s'estableixen importants sancions, tant per a les empreses informàtiques com per a les empreses que no adaptin els seus sistemes de facturació. Per a aquestes últimes s'estableix una multa de fixa de 50.000 euros per cada exercici, quan la infracció consisteixi a disposar de sistemes informàtics no certificats, o bé s'hagin realitzat modificacions en els sistemes que comptin amb certificació. 

Per tant, no han de posposar-se els processos de verificació necessaris per a garantir que tot estigui llest per al dia 1 de juliol de 2025. Estem a la disposició de les empreses per a acompanyar-los en aquest procés, a fi de facilitar la informació i suport necessaris per a ajudar-los a superar amb èxit aquest nou repte.